Politique de confidentialité

1Qui nous sommes et portée de la politique

La présente politique s’applique aux visiteurs, aux donateurs, aux abonnés à l’infolettre, aux personnes inscrites à nos événements, aux candidats et aux participants de nos programmes, à nos partenaires, à nos bénévoles et aux candidats à un emploi, au Canada et aux États-Unis.

Qui « nous » sommes. « AquaAction », « nous », « notre » et « nos » désignent :

• AquaAction (Canada), un organisme de bienfaisance enregistré au Canada (numéro d’enregistrement 79 333 5498 RR 0001), qui est responsable des renseignements personnels recueillis au moyen d’aquaaction.org et auprès de personnes au Canada;
• AquaAction, Inc. (États-Unis), un organisme exonéré d’impôt aux États-Unis (EIN 41-4457046), qui est responsable des renseignements personnels recueillis au moyen d’us.aquaaction.org et auprès de personnes aux États-Unis.

Lorsque nous parlons des « Sites Web », nous désignons aquaaction.org, us.aquaaction.org, les pages de nos programmes et de nos événements, ainsi que nos pages de dons.

Ce qu’elle couvre. La présente politique couvre les renseignements recueillis au moyen des Sites Web, de nos formulaires en ligne, de nos pages de dons, de nos courriels et infolettres, de nos événements et de nos programmes (notamment AquaHacking, AquaEntrepreneur, AquaNation et le Projet Littératie de l’eau). Certains programmes peuvent vous remettre un avis de confidentialité supplémentaire au moment de votre candidature; ces avis s’ajoutent à la présente politique.

Ce qu’elle ne couvre pas. Les renseignements concernant nos propres employés sont traités selon une politique interne distincte. Les sites Web et les services exploités par des tiers, y compris les plateformes de médias sociaux, sont régis par leurs propres politiques.

Un « renseignement personnel » est tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier. Il ne comprend pas les renseignements anonymisés ou agrégés de façon à ne plus permettre raisonnablement de vous identifier.

En utilisant les Sites Web ou en nous fournissant vos renseignements, vous reconnaissez avoir lu la présente politique. Lorsque la loi exige votre consentement, nous vous le demanderons de la façon décrite ci-dessous.

2Renseignements que nous recueillons

Nous recueillons uniquement les renseignements nécessaires aux fins décrites dans la présente politique. Vous nous fournissez directement la plupart d’entre eux.

Renseignements que vous nous fournissez

Vous pouvez choisir de ne pas nous fournir certains renseignements, mais nous pourrions alors ne pas être en mesure d’offrir le service visé, par exemple traiter un don ou évaluer une candidature.

Renseignements recueillis automatiquement. Lorsque vous utilisez les Sites Web ou ouvrez nos courriels, nos fournisseurs de services et nous-mêmes recueillons des renseignements techniques au moyen de témoins, de pixels et d’outils semblables. Ils comprennent l’adresse IP, la localisation approximative qui en découle, le type d’appareil et de navigateur, les pages consultées, les liens cliqués, le site de provenance, le temps passé, et si vous avez ouvert un courriel ou cliqué sur un lien qu’il contient. Voir la section 4.

Renseignements provenant de tiers. Nous pouvons recevoir des renseignements à votre sujet de plateformes de paiement et de dons, de coorganisateurs d’événements et de partenaires de programmes, de personnes qui organisent une collecte de fonds ou font un don en votre honneur, et de sources publiques comme des sites Web professionnels. Les plateformes de médias sociaux nous fournissent aussi des rapports agrégés sur la performance de nos publications et de nos campagnes.

Renseignements sensibles. Nous ne demandons pas de renseignements sensibles, comme des renseignements sur la santé, des renseignements financiers ou des pièces d’identité gouvernementales, sauf lorsque cela est nécessaire à une fin précise (par exemple, des besoins d’accessibilité pour un événement), et avec votre consentement exprès. Veuillez ne pas nous transmettre de renseignements sensibles que nous n’avons pas demandés.

Renseignements de carte de paiement. Nous ne recevons ni ne conservons votre numéro de carte complet. Il est recueilli et traité directement par notre processeur de paiement (voir la section 5).

3Utilisation de vos renseignements

Nous utilisons les renseignements personnels uniquement aux fins ci-dessous, ou à d’autres fins dont nous vous informons au moment de la collecte.

• Dons : traiter les dons ponctuels et récurrents (y compris les dons mensuels Le Cercle de soutien d’AquaAction), émettre des reçus fiscaux, envoyer des remerciements et tenir les registres que les organismes de bienfaisance sont légalement tenus de conserver.
• Communications : envoyer les infolettres, nouvelles, invitations à des événements et sollicitations de dons que vous avez accepté de recevoir, et répondre à vos questions.
• Programmes et événements : vous inscrire, examiner et évaluer les candidatures, gérer la participation, mettre les participants en contact avec des mentors, des juges et des partenaires, et rendre compte des résultats.
• Relations : tenir un dossier exact de vos interactions avec nous dans notre système de gestion de la relation client (CRM), afin de communiquer avec vous de façon pertinente et d’éviter les doublons.
• Sites Web et rayonnement : exploiter et améliorer les Sites Web, comprendre comment les visiteurs les utilisent, et mesurer la performance de nos publications et campagnes sur les médias sociaux ainsi que l’achalandage qu’elles génèrent vers les Sites Web (section 4).
• Activités et conformité : prévenir la fraude et les abus, sécuriser nos systèmes, respecter nos obligations légales, fiscales et d’audit, répondre aux demandes légitimes des autorités et protéger nos droits.
• Recherche et rapports : produire des statistiques et des rapports d’impact à partir de renseignements agrégés ou anonymisés.

Consentement. Nous vous demandons votre consentement lorsque nous recueillons vos renseignements, sauf si la loi permet de procéder autrement. Votre consentement peut être exprès (par exemple, cocher une case pour recevoir notre infolettre) ou implicite lorsque cela est raisonnable (par exemple, utiliser votre adresse pour vous envoyer un reçu fiscal après un don). Nous n’utilisons pas vos renseignements à une nouvelle fin sans votre consentement, sauf si la loi le permet.

Marketing par courriel. Au Canada, nous envoyons des messages électroniques commerciaux uniquement en conformité avec la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP). Chaque courriel promotionnel contient un lien de désabonnement, et nous donnons suite aux demandes de désabonnement dans un délai de 10 jours ouvrables.

Décisions automatisées. Nous ne prenons aucune décision vous concernant fondée exclusivement sur un traitement automatisé. Les candidatures aux programmes sont évaluées par des personnes.

4Témoins, analytique et mesure des campagnes

Nous utilisons des témoins (cookies), des pixels et des technologies semblables pour faire fonctionner les Sites Web, comprendre comment ils sont utilisés et mesurer la performance de nos publications et de nos campagnes sur les médias sociaux. Les témoins non essentiels ne sont utilisés qu’avec votre consentement, que vous pouvez donner, refuser ou modifier en tout temps au moyen du bandeau de témoins ou du bouton ci-dessous.

Ce que recueillent les outils de mesure. Ces outils peuvent enregistrer qu’un navigateur est arrivé à partir de l’une de nos publications ou campagnes, quelles pages il a consultées et s’il a effectué une action comme une inscription ou un don, ainsi que des identifiants d’appareil, l’adresse IP et des renseignements sur le navigateur. Nous recevons ces données sous forme de rapports agrégés. Les plateformes (Meta, LinkedIn et Pinterest) peuvent associer cette activité à votre compte sur leur service et l’utiliser conformément à leurs propres politiques de confidentialité. Nous configurons ces outils de façon à ce qu’ils ne reçoivent pas le contenu des champs de formulaire, comme votre nom, votre courriel, votre adresse ou le montant de votre don, et nous ne les utilisons pas pour déduire des caractéristiques sensibles à votre sujet.

Vos choix.

• Refuser ou retirer votre consentement aux témoins d’analytique et de mesure des campagnes au moyen de nos paramètres de témoins.
• Nous considérons le signal de navigateur Global Privacy Control (GPC) comme un refus des témoins de mesure des campagnes.
• Modifier les paramètres de votre navigateur pour bloquer ou supprimer les témoins, ou utiliser la navigation privée.
• Désactiver Google Analytics au moyen du module complémentaire de désactivation de Google Analytics.
• Contrôler la façon dont chaque plateforme utilise votre activité sur d’autres sites Web au moyen de ses propres paramètres : Meta, LinkedIn et Pinterest.

Refuser les témoins d’analytique ou de mesure ne vous empêche pas d’utiliser les Sites Web, de vous inscrire ou de faire un don.

5Dons en ligne

Au Canada et aux États-Unis, les dons en ligne sont recueillis au moyen de FundraiseUp, notre plateforme de dons, et traités par Stripe, notre processeur de paiement.

• Vos renseignements de carte ou bancaires sont transmis directement à Stripe au moyen d’une connexion chiffrée. AquaAction ne voit ni ne conserve jamais votre numéro de carte complet; nous recevons seulement des renseignements limités, comme le type de carte, les quatre derniers chiffres et la date d’expiration, afin de gérer les dons récurrents et de répondre à vos questions.
• FundraiseUp nous transmet votre nom, vos coordonnées et les détails de votre don afin que nous puissions émettre un reçu et vous remercier. Ces renseignements sont synchronisés dans notre CRM (HubSpot).
• Stripe et FundraiseUp utilisent des outils de prévention de la fraude qui peuvent analyser des données sur l’appareil et la transaction. Ils traitent les renseignements de paiement conformément à leurs propres politiques de confidentialité : FundraiseUp et Stripe. Stripe agit à titre de partie indépendante à certaines fins, par exemple pour respecter ses propres obligations légales et de lutte contre la fraude.
• Les dons à AquaAction (Canada) font l’objet de reçus conformément aux lois fiscales canadiennes. Les dons à AquaAction, Inc. font l’objet de reçus conformément aux lois fiscales américaines. L’organisme indiqué sur votre reçu est responsable du dossier de ce don.
• Vous pouvez modifier, suspendre ou annuler un don récurrent en tout temps au moyen du lien vers le portail des donateurs figurant dans votre courriel de reçu, ou en communiquant avec nous (section 11).

Nous conservons les dossiers de dons pendant la période exigée par les lois fiscales (voir la section 8). Nous ne vendons, ne louons et n’échangeons pas nos listes de donateurs.

6Communication de renseignements

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels contre de l’argent. Nous les communiquons uniquement de la façon décrite ci-dessous.

• Entre les organismes AquaAction. AquaAction (Canada) et AquaAction, Inc. se communiquent des renseignements pour mener des programmes conjoints (comme les volets binationaux d’AquaHacking et d’AquaEntrepreneur), gérer notre CRM commun et éviter les doublons.
• Fournisseurs de services. Nous faisons appel à des fournisseurs de confiance qui agissent en notre nom et ne peuvent utiliser vos renseignements que pour nous fournir leurs services, en vertu de contrats comportant des obligations de confidentialité et de sécurité. Il s’agit notamment de l’hébergement Web, du CRM, des formulaires et des courriels (HubSpot), du traitement des dons (FundraiseUp, Stripe), de l’analytique (Google), d’outils de stockage infonuagique et de productivité, ainsi que de nos comptables, vérificateurs et conseillers juridiques.
• Plateformes d’analytique et de médias sociaux. Comme le décrit la section 4, et uniquement avec votre consentement lorsqu’il est requis, Google, Meta, LinkedIn et Pinterest reçoivent des renseignements au moyen de témoins et de pixels. Nous utilisons ces renseignements uniquement pour mesurer nos campagnes et l’achalandage des Sites Web; nous n’affichons aucune publicité sur les Sites Web. Si une loi d’un État américain considère cette pratique comme une « vente » ou un « partage » de renseignements personnels, vous pouvez vous y opposer en tout temps au moyen de nos paramètres de témoins ou du signal Global Privacy Control.
• Partenaires de programmes. Si vous posez votre candidature à un programme ou y participez, nous pouvons communiquer des renseignements pertinents aux juges, aux mentors, aux bailleurs de fonds et aux partenaires coorganisateurs qui contribuent à sa réalisation. Nous vous en informons dans le formulaire de candidature. Nous ne communiquons votre CV ou votre plan d’affaires à des conseillers externes qu’avec votre consentement.
• Reconnaissance publique. Nous pouvons nommer des donateurs, des participants ou des lauréats dans nos rapports, sur les Sites Web ou sur les médias sociaux. Vous pouvez demander à rester anonyme en tout temps.
• Motifs juridiques. Nous pouvons communiquer des renseignements lorsque la loi, une ordonnance judiciaire ou une autorité gouvernementale l’exige, ou lorsque cela est nécessaire pour protéger les droits, la sécurité ou les biens d’AquaAction, de notre communauté ou d’autres personnes.
• Changements organisationnels. Si AquaAction fusionne avec un autre organisme de bienfaisance ou lui transfère ses activités, les renseignements personnels pourraient lui être transférés, sous réserve de la présente politique.

Nous pouvons communiquer des renseignements agrégés ou anonymisés qui ne permettent pas de vous identifier, par exemple dans nos rapports d’impact.

7Lieu de conservation de vos renseignements

Vos renseignements peuvent être conservés et traités à l’extérieur de votre province, de votre État ou de votre pays, notamment aux États-Unis, au Canada et dans l’Union européenne. Nos principaux fournisseurs de services (HubSpot, FundraiseUp, Stripe, Google, Meta, LinkedIn et Pinterest) exploitent des centres de données dans plusieurs pays.

Lorsque des renseignements sont conservés à l’extérieur du Canada ou du Québec, ils sont assujettis aux lois de l’endroit où ils se trouvent et peuvent être accessibles aux tribunaux, aux organismes d’application de la loi et aux autorités de sécurité nationale de cet endroit. Avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, nous évaluons s’ils bénéficieront d’une protection adéquate, comme l’exige la loi québécoise, et nous nous appuyons sur des contrats écrits qui obligent nos fournisseurs à les protéger.

Pour en savoir plus sur nos fournisseurs de services situés à l’extérieur du Canada, communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels (section 11).

8Durée de conservation et protection

Conservation. Nous conservons les renseignements personnels uniquement le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou selon ce qu’exige la loi. Nous les détruisons ensuite de façon sécuritaire ou les anonymisons.

Sécurité. Nous appliquons des mesures de sécurité administratives, techniques et physiques raisonnables, adaptées à la sensibilité des renseignements. Elles comprennent des connexions chiffrées (TLS), l’authentification à deux facteurs sur nos systèmes, un accès fondé sur les rôles pour le personnel et des obligations de confidentialité pour notre personnel et nos fournisseurs de services. Notre personnel reçoit une formation sur la protection des renseignements personnels.

Aucune méthode de transmission ou de stockage n’est entièrement sûre, et nous ne pouvons garantir la sécurité absolue de vos renseignements. Aidez-nous en gardant confidentiels vos identifiants de compte et en nous avisant sans délai si vous soupçonnez une utilisation abusive.

Incidents de confidentialité. Si un incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux, nous en aviserons les personnes concernées et les autorités compétentes comme l’exige la loi, notamment la Commission d’accès à l’information du Québec, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et les autorités compétentes des États américains. Nous tenons un registre des incidents comme l’exige la loi.

9Vos droits et vos choix

Vous pouvez présenter une demande en tout temps en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels (section 11). Nous répondons dans un délai de 30 jours, ou dans le délai prévu par la loi qui s’applique à vous. Nous pourrions devoir vérifier votre identité au préalable, et nous pouvons refuser une demande ou y donner suite en partie lorsque la loi le permet, par exemple pour conserver des dossiers fiscaux. Les demandes sont gratuites, sauf si elles sont répétitives ou excessives.

Vous pouvez toujours nous demander de :

• confirmer si nous détenons des renseignements à votre sujet et vous y donner accès;
• corriger des renseignements inexacts ou incomplets;
• supprimer les renseignements dont nous n’avons plus besoin ou que nous ne sommes pas tenus de conserver;
• cesser de vous envoyer des courriels promotionnels (au moyen du lien de désabonnement ou en communiquant avec nous);
• retirer votre consentement, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles;
• ne pas vous nommer publiquement à titre de donateur ou de participant.

Au Canada. Nos pratiques respectent la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), lorsqu’elle s’applique, et la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec. Les résidents du Québec peuvent aussi demander que leurs renseignements informatisés leur soient communiqués dans un format technologique structuré et couramment utilisé; demander la cessation de la diffusion de leurs renseignements ou la désindexation d’un hyperlien lorsque la loi le permet; et être informés lorsqu’une technologie est utilisée pour les identifier, les localiser ou effectuer un profilage. Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Aux États-Unis. Certaines lois d’États américains sur la protection de la vie privée s’appliquent aux organismes sans but lucratif. Lorsqu’une telle loi s’applique à nous et à vous, vous pourriez avoir le droit de :

• savoir quels renseignements personnels nous avons recueillis à votre sujet et en obtenir une copie dans un format portable;
• les faire corriger ou supprimer;
• vous opposer à la « vente » ou au « partage » de renseignements personnels et au profilage, dans la mesure où cette loi considère nos outils de mesure des campagnes comme tels;
• faire appel de notre décision concernant votre demande en répondant à notre réponse; si nous rejetons votre appel, vous pouvez communiquer avec le procureur général de votre État.

Vous pouvez faire appel à un mandataire autorisé pour présenter une demande lorsque la loi de votre État le permet; nous pourrions demander une preuve de cette autorisation. Nous ne vous traiterons pas de façon discriminatoire parce que vous exercez vos droits.

Signaux « Ne pas suivre ». Nous respectons le signal Global Privacy Control comme le décrit la section 4. Comme il n’existe pas de norme commune pour les autres signaux « Ne pas suivre » (Do Not Track), nous n’y donnons pas suite.

10Autres renseignements importants

Enfants et jeunes. Les Sites Web ne s’adressent pas aux enfants de moins de 13 ans, et nous ne recueillons pas sciemment en ligne de renseignements personnels auprès d’enfants de moins de 13 ans aux États-Unis. Au Québec, nous ne recueillons pas de renseignements auprès d’un mineur de moins de 14 ans sans le consentement du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur, sauf si la collecte est manifestement au bénéfice du mineur. Lorsqu’un programme est ouvert aux jeunes, nous recueillons seulement ce qui est nécessaire et demandons le consentement parental lorsqu’il est requis. Si vous croyez qu’un enfant nous a fourni des renseignements sans le consentement requis, communiquez avec nous et nous les supprimerons.

Liens et médias sociaux. Les Sites Web contiennent des liens vers d’autres sites et des pages de médias sociaux, et peuvent intégrer du contenu comme des vidéos. Nous ne sommes pas responsables du contenu ni des pratiques de confidentialité de ces sites. Lorsque vous interagissez avec nous sur les médias sociaux, la politique de confidentialité de la plateforme s’applique.

Renseignements que vous rendez publics. Le contenu que vous publiez publiquement, comme des commentaires sur nos pages de médias sociaux, peut être vu et utilisé par d’autres personnes. Nous ne sommes pas responsables de l’usage qu’elles en font.

Limitation de responsabilité. Dans la mesure permise par la loi, AquaAction n’est pas responsable des pratiques de confidentialité de tiers indépendants, comme les plateformes de médias sociaux, les réseaux de paiement ou les sites accessibles par des liens à partir des Sites Web, ni d’un accès non autorisé aux renseignements qui survient malgré nos mesures de sécurité raisonnables. Rien dans la présente politique ne limite un droit qui vous est conféré et qui ne peut être limité en vertu de la loi applicable.

Modifications de la présente politique. Nous pouvons mettre à jour la présente politique pour tenir compte de changements dans nos activités, nos outils ou la loi. Nous publierons la nouvelle version sur les Sites Web avec une nouvelle date de « Dernière mise à jour ». Si nous apportons un changement important, nous vous en informerons au moyen d’un avis sur les Sites Web ou par courriel avant son entrée en vigueur. En cas de divergence entre les versions française et anglaise, la version dans la langue dans laquelle vous l’avez consultée prévaut, sauf si la loi québécoise en dispose autrement.

11Nous joindre

Notre responsable de la protection des renseignements personnels veille à la protection des renseignements personnels chez AquaAction et traite toutes les demandes et les plaintes.

Veuillez indiquer votre nom, la façon de vous joindre et une description de votre demande. Si nous ne pouvons pas régler votre préoccupation, vous pouvez communiquer avec les autorités mentionnées à la section 9.